名刺データベースの作り方
名刺データベースの作り方
ここでは、２００ＬＸで最も便利に活用できる名刺データベースについて
その母体となるＧＤＢファイルとパソコン上のＥＸＣＥＬで扱う同形式の
XＬＳファイルを紹介し、パソコンと２００ＬＸのファイルの連携方法に
ついても紹介します。
(1) データベースの形式
２００ＬＸ上での格納フォーマットは下記の様になります。
１件毎のデータ表示にした場合には下記表示フォーマットで表示
されます。
PAGE1
----------------------------------------------------------------------
★★★名刺管理★★★
区分<-------漢字---------->
会社 <---------------漢字-----------------------> 読み<--半角カナ-->
所属 <---------------漢字------------------------------------------>
役職 <---------------漢字------------------------------------------>
氏名 <-----------漢字-------------> 読み名 <------英字------------>
TEL1 <-----------数字-------------> TEL2 <------数字------------>
FAX <-----------数字------------->
〒 <--数字->
住所 <---------------漢字------------------------------------------>
ビル <-----------漢字-------------> 日付 <---日付-------------->
----------------------------------------------------------------------
PAGE2
----------------------------------------------------------------------
備考 <------------------------------------------------------------->
<------------------- １ページ全部のエリア ------------------>
<------------------- 全て漢字 ------------------>
<------------------------------------------------------------->
(2) Viewフォーマット
データベースを選択した時に表示する一覧フォーマットは上記項目
から選んで下記の様にしています。
ここで読み名を検索キーワードにして簡単にアクセス出来るように
読み名は、英語（ローマ字）で入力しています。
またDataCardの表示は皆さんの好きな様に設定して頂いて構いません。
【一覧表示】
読み名 会社 氏名 TEL1
----------------------------------------------------------------------
<--><-------------------------------><------------------><----------->
<--><-------------------------------><------------------><----------->
<--><-------------------------------><------------------><----------->
並び順は会社順になっています。 これは設定を変更すれば他の並びにも
変えられます。
【DataCard表示】___________
__________| |_________________________________
| |
| <------氏名-----> <---区分---> |
| --------------------------------------------------- |
| <----------- 会社 ------------------------> |
| <----------- 所属 ------------------------> |
| <----------- 役職 ------------------------> |
| --------------------------------------------------- |
| <----- TEL1 ----------> |
| <----- FAX ----------> |
| <----------- 住所 ------------------------> |
| |
| (100/1000) |
|_______________________________________________________|
(3) データベースファイル
２００ＬＸ内蔵のデータベースでそのまま扱えるデータベースファイル
の空ファイルです。
これを２００ＬＸの適当なディレクトリに転送しておきます。
転送先はＣドライブの方が高速ですしバッテリも食わないのでお勧め
です。
下記をダウンロードし解凍したあとパソコンから２００ＬＸに転送して
下さい。
名刺管理ＧＤＢファイル(meisi.gdb)
(1) 名刺リーダから読み込む
一寸古い機種ですが、ＯＭＲＯＮの名刺リーダとＣＡＲＤＢＯＸという
添付ソフトで作成したデータをそのまま使う方法です。
もともと上記データベースの項目は、この名刺リーダのフォーマット
に合わせて作ったものですので、データの並び順もデータの属性も
殆どそのまま読み込めます。
変えた部分は、「区分」の項目の追加と、「読み名」を半角カナから
英数字に変えたことぐらいです。
読み込み手順は下記です。
パソコン上で
名刺リーダで追加の名刺読み込み
↓
内容の確認と誤認識部修正
↓
データをテキストファイルとして出力
↓
ＥＸＣＥＬに上記ファイル読み込み
↓
これまでの名刺データとマージ
↓
パソコンと テキストファイルとして保存（meisi.csv）
２００ＬＸ接続 ↓
２００ＬＸにファイルを転送
（パソコンとの連携）
２００ＬＸ上で
データベースmeisi.gdbの中身をdeleteして空にする
↓
ＤＯＳモードにして変換ソフト「L1DB.EXE」 を実行し
meisi.csvからmeisi.gdbに名刺データを登録
↓
通常メニューモードに戻してDataBaseを起動し
meisi.gdbを呼び出す
(2) ＥＸＣＥＬで作成する
キーボードの操作性の良いパソコンで名刺データを入力し、結果を
２００ＬＸに転送する方法です。
名刺リーダが無い場合にはこの方法が最も早く入力できます。
出来上がったＥＸＣＥＬのファイルは、上書き保存した後、テキスト
ファイル形式で保存します。(meisi.csv)
この出来上がったテキストファイルを２００ＬＸに転送し「L1DB.EXE」で
変換する方法は上記(1)と同じです。
ＥＸＣＥＬ用ファイルは、下記をダウンロードし解凍後、入力用に使って
下さい。
ＥＸＣＥＬファイル(meisi.xls)
(3) ２００ＬＸから直接入力
これは特に説明を要しないと思います。
まず(1)にある「名刺管理ＧＤＢファイル(meisi.gdb)」をダウンロード後
解凍し、２００ＬＸに転送します。あとは２００ＬＸのDataBaseを起動し
「meisi.gdb」を選択すれば入力可能な状態となります。
【データベース<->テキスト変換】
２００ＬＸ内蔵のDataBaseソフトで使うファイルフォーマットは独自
のものであるため、パソコン等でそれを利用したり、逆にパソコン
のデータを２００ＬＸで使いたい時などは、ＣＳＶ形式のテキストファ
イル経由とすることが必要です。
下記のプログラムは、この２００ＬＸのDataBaseファイルとテキスト
ファイルの相互変換をしてくれるもので、２００ＬＸ上で動作します。
NiftyServe FHPPC LIB 7
#86 L1DB070.LZH データベース<->テキスト変換
(1) 検索を高速に
・単純に高速検索するには、「読み名」に英文字で名前を入力して
おくのですが、 同名の時には語尾に1,2,3などの区別がつく文字を
付け足しておくとすべての名前を探すことができます。
・２００ＬＸのDataBaseの「FIND機能」を使う時には全角の氏名で探す
のが早い。
(2) 備考欄を備忘録に
・一般の手帳と同じで、会ったあとその人の特徴や、会話の記録、
頼まれたことなどなど備忘録として使えば、さらに活きたデータ
ベースとなります。
